Cum verifici o firmă din România înainte să semnezi un contract (ghid 2026)

Majoritatea problemelor cu partenerii de afaceri nu apar din senin. Firma care nu îți plătește factura la 90 de zile avea, aproape întotdeauna, semnale vizibile înainte de semnarea contractului: datorii la ANAF, capitaluri proprii negative, dosare de executare silită sau chiar o cerere de insolvență deja publicată. Toate aceste informații sunt publice. Trebuie doar să știi unde să te uiți.

Acest ghid parcurge, în ordine, verificările pe care le face un analist de risc profesionist — și îți arată cum le poți automatiza.

Pasul 1: Validează CUI-ul și identitatea firmei

Totul pornește de la CUI (codul unic de înregistrare). Cere-l explicit partenerului — o firmă serioasă îl are pe factură, pe site și în semnătura de e-mail. Cu CUI-ul verifici:

• Denumirea exactă — coincide cu cea din contractul propus? Atenție la firme cu nume aproape identice (de exemplu „Alfa Construct SRL" vs „Alfa Construct Grup SRL").
• Sediul social — un sediu expirat sau aflat la o adresă cu zeci de firme înregistrate este un prim semnal de atenție.
• Statutul de plătitor de TVA — dacă firma facturează cu TVA dar nu apare în registrul plătitorilor, ai o problemă fiscală directă.
• Codul CAEN principal — o firmă de „comerț cu ridicata" care îți oferă servicii de construcții merită o întrebare în plus.

Poți căuta orice firmă după nume sau CUI în catalogul de firme FirmeAPI, iar programatic prin API-ul de detalii firmă.

Pasul 2: Starea firmei la ONRC

Starea juridică a firmei este verificarea cu cel mai bun raport efort/informație. O firmă poate figura în acte ca „funcțională" în discuții, dar registrul comerțului să spună altceva:

• Funcțiune — starea normală.
• Întrerupere temporară de activitate — firma este suspendată; nu ar trebui să emită facturi.
• Dizolvare / lichidare — firma este în curs de închidere. Orice contract nou este extrem de riscant.
• Radiată — firma nu mai există juridic. Un „partener" care negociază în numele unei firme radiate este, cel mai probabil, o tentativă de fraudă.
• Inactivă fiscal — ANAF i-a anulat codul de TVA; facturile primite de la ea nu îți dau drept de deducere.

Pasul 3: Bilanțurile — are firma substanță economică?

O firmă care își asumă un contract de 500.000 lei ar trebui să aibă un istoric financiar compatibil cu acea valoare. Uită-te la ultimii 3 ani de bilanțuri contabile și urmărește câțiva indicatori simpli:

Indicator	Ce verifici	Semnal de alarmă
Cifra de afaceri	Nivel și trend pe 3 ani	Scădere de peste 30% de la an la an
Profit net	Firma câștigă sau doar rulează bani?	Pierderi în 2-3 ani consecutivi
Capitaluri proprii	Ce rămâne după plata tuturor datoriilor	Valoare negativă (firma e tehnic insolvabilă)
Număr de angajați	Capacitatea reală de execuție	0-1 angajați la contracte de sute de mii de lei
Datorii totale	Gradul de îndatorare	Datorii de peste 3-4 ori mai mari decât capitalurile proprii

Un caz clasic: firmă înființată acum 8 luni, fără niciun bilanț depus, care licitează pentru un contract de 2 milioane de lei. Nu înseamnă automat fraudă, dar înseamnă că întreaga garanție a contractului stă în altceva decât în firma însăși.

Pasul 4: Datoriile la ANAF

ANAF publică trimestrial listele contribuabililor cu obligații fiscale restante. Prezența pe această listă este unul dintre cei mai puternici predictori de neplată: dacă o firmă nu își plătește taxele — unde penalitățile curg automat și executarea e rapidă — șansele să te plătească pe tine, un furnizor comercial, sunt sensibil mai mici.

Verifică nu doar existența datoriei, ci și raportul dintre datorie și cifra de afaceri. O restanță de 5.000 lei la o firmă cu rulaj de 10 milioane e un incident administrativ. O restanță de 300.000 lei la o firmă cu rulaj de 1 milion e un blocaj financiar. Detalii despre acest set de date găsești pe pagina API datorii ANAF.

Pasul 5: BPI — insolvența

Buletinul Procedurilor de Insolvență (BPI) publică toate actele din dosarele de insolvență: cereri de deschidere, intrări în reorganizare, falimente, radieri. Este verificarea pe care mulți o sar — și cea care doare cel mai tare, pentru că după deschiderea procedurii, creanțele tale se plătesc doar în ordinea legală de prioritate, adesea cu recuperare aproape de zero pentru creditorii chirografari.

Caută firma în BPI înainte de contract și, ideal, monitorizeaz-o pe durata colaborării — o cerere de insolvență depusă de un alt creditor este ultimul moment în care mai poți limita expunerea. Vezi API-ul BPI pentru verificare și monitorizare automată.

Pasul 6: Dosarele din instanță

Portalul instanțelor de judecată arată litigiile în care firma este parte. Interpretarea contează mai mult decât numărul brut de dosare:

• Firma apare frecvent ca debitor în dosare de „pretenții" sau „ordonanță de plată"? Alți furnizori au fost nevoiți să o dea în judecată ca să-și recupereze banii.
• Dosare de executare silită recente? Firma nu plătește nici după ce pierde procesul.
• Litigii de muncă în serie? Probleme cu plata salariilor — un semn timpuriu de criză de lichiditate.

Un istoric de câteva dosare comerciale la o firmă cu activitate de 15 ani este normal. Cinci dosare de ordonanță de plată deschise în ultimele 12 luni nu este. Poți interoga automat dosarele prin API-ul de dosare în instanță.

Pasul 7: Contractele cu statul (SICAP)

Dacă partenerul lucrează cu instituții publice, profilul lui din SICAP îți spune două lucruri: dacă are experiența pe care o pretinde și cât de dependent este de un singur client. O firmă cu 90% din venituri dintr-o singură primărie este vulnerabilă la orice schimbare politică sau bugetară. Detalii pe pagina API achiziții publice SICAP.

Checklist: semnalele de alarmă majore

• Stare ONRC diferită de „funcțiune" sau statut de inactiv fiscal;
• Capitaluri proprii negative sau pierderi în ani consecutivi;
• Datorii ANAF semnificative raportate la cifra de afaceri;
• Orice mențiune în BPI — inclusiv cereri respinse recent;
• Serie de dosare ca debitor în ultimele 12-24 de luni;
• Firmă foarte tânără pentru valoarea contractului discutat;
• Administrator asociat cu multe firme radiate sau insolvente în trecut — verifică prin API-ul de administratori.

Niciun semnal izolat nu înseamnă automat refuzul colaborării. Dar două-trei semnale simultane înseamnă fie garanții suplimentare (avans, scrisoare de garanție, termene scurte de plată), fie renunțare.

Verificarea nu se face o singură dată

Greșeala frecventă: firma se verifică la semnarea contractului și niciodată după. Dar riscul unui partener e dinamic — o firmă perfect sănătoasă în ianuarie poate acumula datorii ANAF în aprilie și o cerere de insolvență în septembrie. Recomandarea practică, în funcție de expunere:

• Expunere mică (facturi ocazionale, sume mici): verificare la începutul colaborării și la reînnoirea contractului;
• Expunere medie (client sau furnizor recurent): reverificare trimestrială a datoriilor ANAF și a stării ONRC — ambele se actualizează suficient de des încât să prindă degradarea din timp;
• Expunere mare (termene lungi de plată, stocuri livrate în avans, dependență operațională): monitorizare continuă pe BPI, dosare noi în instanță și publicații în Monitorul Oficial (dizolvări, radieri), ideal printr-un job automat zilnic.

Momentul care contează cel mai mult este fereastra dintre primele semnale (datorii fiscale, primul dosar de pretenții) și deschiderea insolvenței. În acea fereastră mai poți scurta termenele de plată, cere garanții sau opri livrările. După publicarea în BPI, opțiunile se reduc dramatic.

Automatizează verificarea

Manual, verificarea completă a unei firme durează 30-60 de minute pe 5-6 surse diferite: ONRC, ANAF, BPI, portalul instanțelor, SICAP, Ministerul Finanțelor. Înmulțește cu zeci sau sute de parteneri și devine un job cu normă întreagă. Prin API-ul FirmeAPI obții toate datele de mai sus — stare, bilanțuri, datorii ANAF, BPI, dosare, SICAP — în câteva apeluri HTTP, direct în CRM-ul sau ERP-ul tău, cu răspunsuri JSON standardizate pe CUI. Iar dacă vrei doar o verificare rapidă punctuală, caută firma în lista de firme și ai raportul complet într-o singură pagină. Pentru echipele care lucrează cu asistenți AI, aceleași date sunt disponibile conversațional prin serverul MCP — întrebi „verifică firma X înainte de contract" și primești sinteza tuturor pașilor din acest ghid.